Wenn ich einmal gar nicht weiß, wo ich anfangen soll bei all den vielen Aufgaben und Erledigungen, bei der langen To-Do-Liste, dann würde ich mich am allerliebsten in meinen gelben Ohrensessel setzen und darüber nachdenken, was da an einen Berg von Arbeit auf mich zukommt.
Das heißt, ich mache einfach gar nichts. Weil das aber zu noch mehr negativen Gefühlen führt und ich mir damit eine mega schlechte Stimmung produziere, habe ich mir diese 3 Strategien angewöhnt.
Die funktionieren für mich wirklich! :-)
Das hier sind meine 3 besten Strategien:
1. Strategie: Die Liste aktualisieren
Zuerst schaue ich mir die Todo-Liste an und schreibe sie evtl. sogar neu.
Meistens sind einige Punkte schon erledigt und durchgestrichen und einige andere sind schlecht zu erkennen.
Also: schön neu aufschreiben.
Dabei fallen mir meistens auch noch aktuell hinzugekommene Aufgaben ein, die ich natürlich auch notiere.
Was einmal aufgeschrieben ist, beschäftigt unser Gehirn nicht mehr so intensiv.
Die Aktualisierung meiner To-Do-Liste hat sich als unschätzbar wertvoll erwiesen. Es ist erstaunlich, wie sehr ein kleiner Moment der Reflexion mein Durcheinander im Kopf sortieren kann.
(Ich nutze ein Notizbuch, bin also noch mit Stift und Papier unterwegs.)
Durch das Neuschreiben der Liste verschaffe ich mir einen klaren Überblick über den aktuellen Stand.
Die bereits abgehakten Aufgaben zeigen mir, dass Fortschritt stattfindet, und die schlecht erkennbaren Punkte werden wieder lesbar.
Das Schöne daran ist, dass unser Gehirn die Sorge um bereits notierte Aufgaben loslassen kann, da es weiß, dass sie sicher auf der Liste vermerkt sind.
Für umfangreichere Projekte habe ich mir ein persönliches Projekt-Ringbuch angelegt, in dem jedes Vorhaben seine eigene Seite hat. Das erlaubt mir, die Projektziele, Teilaufgaben und Ressourcen in einem übersichtlichen Format festzuhalten.
Auf diese Weise schaffe ich Klarheit und Struktur, die mir helfen, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Projekte wie zum Beispiel Canva weiter lernen, neuen Online-Kurs erstellen, Newsletter schreiben, Seminarunterlagen ergänzen, Content erstellen, Werbepostings, Musikschule Fröhlich... finden dort eine eigene Seite und ich notiere mir jeweils den nächsten kleinen Schritt.
Auf diese Weise geht mir kein Projekt verloren und ich habe wieder einen guten Überblick darüber.
Die Unterscheidung zwischen Aufgabe und Projekt ist bedeutsam!
Eine Aufgabe ist eine einzelne Aktivität, die erledigt werden muss, während ein Projekt ein umfangreicheres Vorhaben ist, das aus mehreren miteinander verbundenen Aufgaben und Aktivitäten besteht und größere Ziele verfolgt.
Die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten ist wichtig, um eine klare Struktur für die Arbeitsabläufe zu schaffen und sicherzustellen, dass ich sowohl kleinere Aufgaben als auch größere Projekte erfolgreich bewältige und nichts vergessen wird.
2. Strategie: Die 3 Prios des Tages markieren
Die Auswahl meiner Top 3 Prioritäten hilft mir, mich nicht in unwichtigen Details zu verlieren.
Wenn ich mich auf diese drei konzentriere, finde ich Orientierung und Klarheit.
Anstatt mich von der schier endlosen Liste überwältigen zu lassen, nehme ich mir bewusst Zeit, um die Aufgaben auszuwählen, die den größten Einfluss haben werden oder dringend erledigt werden müssen.
Dieses klare Herausfiltern erfordert beherzte Entscheidungen und verhindert, dass ich den Überblick und die Motivation verliere.
Was ist für heute wirklich wichtig? Was MUSS ich heute erledigen?
Das sind die Fragen, die mir bei der Entscheidung helfen. Es ist ein gutes Gefühl zu erkennen, dass ich diese drei Aufgaben heute schaffen werde, dass es für mich machbar ist.
Und sicher werde ich dann auch noch andere Dinge der Liste erledigen, aber ich weiß dies:
Wenn ich die drei Prio-Aufgaben abgehakt habe, könnte ich (theoretisch) Feierabend machen und den Schreibtisch verlassen.
Auf jeden Fall kann ich sehr zufrieden und stolz sehen, dass ich meine drei Ziele des Tages erreicht habe. Wie schön!
3. Strategie: Den Timer auf 45 Minuten stellen
Wenn ich vor einem Berg von Aufgaben stehe und das Gefühl habe, dass der Einstieg schwerfällt, gibt es diese Strategie, die mich jedes Mal motiviert, den ersten Schritt zu machen.
Die Kombination von Zeit und Fokus ist enorm hilfreich!
Ich setze meinen Timer auf 45 Minuten und sage mir selbst, dass ich in dieser begrenzten Zeit alles geben werde, um mich auf eine spezifische Aufgabe oder auf die drei Prio-Aufgaben zu konzentrieren.
Die 45 Minuten sind wie ein Versprechen an mich selbst:
"Du musst dich nur für diese kurze Zeit engagieren. Es sind nur 45 Minuten!"
Es ist erstaunlich, wie dieser Gedanke meinen inneren Widerstand bricht und es mir leichter macht, den ersten Schritt zu tun. Anstatt mich von der scheinbar endlosen Aufgabenliste einschüchtern zu lassen, stelle ich mir vor, wie viel ich in diesen 45 Minuten erreichen kann.
Diese begrenzte Zeit gibt mir die Freiheit, mich ohne Ablenkungen auf meine Arbeit zu konzentrieren und die Qualität meiner Arbeit zu steigern.
Die Zeit vergeht oft schneller, als ich es erwartet hätte, und bevor ich es weiß, habe ich 45 Minuten intensiver Arbeit hinter mir.
Diese Strategie erinnert mich daran, dass der erste Schritt oft der schwerste ist und dass ich, wenn ich mich einfach auf diese begrenzte Zeit konzentriere, in der Lage bin, die Aufgabe zu bewältigen.
45 Minuten Motivation und Fokus!
Sehr oft bin ich so im Fluss und ich arbeite noch ein wenig weiter, weil ich einen Arbeitsschritt noch beenden will.
In dieser Fokuszeit stelle ich mein Handy auf stumm, Emailbenachrichtungen erhalte sowieso nie, der Anrufbeantworter ist in Betrieb.
Diese drei Strategien sind zu einem festen Bestandteil meiner Arbeitsweise geworden. Sie helfen mir, klare Ziele zu setzen, fokussiert zu arbeiten und motiviert die Aufgabenflut zu bewältigen.
Ich würde mich freuen, wenn Du für Dich eine Strategie findest, wie Du im Moment des Überwältigtseins wieder Klarheit und Struktur findest. Probiere gerne einmal eine neue Strategie aus.
Viele Erfolg dabei!
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