Effektive Teamsitzungen (präsent, online, hybrid) sind mitentscheidend für den Erfolg einer Organisation. Leider gibt es jedoch viele Faktoren, die zu ineffizienten und frustrierenden Zusammenkünften führen können. In diesem Beitrag zeige ich auf, wie du dafür sorgen kannst, dass die Teamsitzungen effektiv, zielführend und erfolgreich sind.
INHALTSANGABE
1. Hier die Hitliste der häufigsten Fehler:
überflüssige (Routine-)Zusammenkünfte, die trotzdem stattfinden
die falsche Teilnehmer*innen-Auswahl (zu viele oder fehlende Teilnehmer*innen)
Unklarheit oder Uneinigkeit über den Zweck und die Zielsetzung des Treffens
fehlende Klarheit über die Inhalte
Überfrachtung der Tagesordnung
fehlende oder unrealistische Zeitplanung
Disziplinlosigkeiten (Verspätungen, Verlassen des Raumes, Privatunterhaltungen, Telefonate, Lektüre, Arbeit am Notebook etc.)
fehlende oder nicht eingehaltene Kommunikations- und Höflichkeitsregeln
nicht erkannte bzw. nicht behobene Missachtung von Thema und Tagesordnung
mangelhafte Vorbereitung der Teilnehmer*innen, vor allem des Leiters / Moderators
überforderte oder fehlende Leitung oder Moderation
passive Konsumentenhaltung der Teilnehmer*innen
fehlende Ergebnis- und Entscheidungsorientierung
fehlende Ergebnisdokumentation (Visualisierung, Protokoll).
Fehler über Fehler also - und Grund genug, jedes einzelne Treffen - auch und gerade die regelmäßigen Zusammenkünfte (!) - durchdacht vorzubereiten und konzentriert durchzuführen.
2. Lösungsansätze und Regeln
Um dies zu erreichen, empfehle ich einige bewährte Lösungsansätze und Regeln, die eingehalten werden sollten.
Beginn um 9.00 Uhr heißt: Wir beginnen um 9.00 Uhr!
Pünktlichkeit ist ein wichtiger Faktor für eine effektive Teamsitzung. Es ist entscheidend, dass das Meeting zur vorgesehenen Zeit beginnt und endet, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Alle Teilnehmende, die sich erfolgreich bemüht haben, zur angegebenen Zeit da zu sein, sollten nicht auf zu spät kommenden Teilnehmer*innen warten müssen. Ansonsten wird die Motivation zur Pünktlichkeit bei vielen merklich nachlassen.
Für einen schönen Start sorgen!
Um eine positive und motivierende Atmosphäre zu schaffen, kann die Sitzung mit einer positiven Note beginnen. Hierbei können Erfolge der letzten Woche geteilt werden, über erfreuliche Ereignisse gesprochen werden oder Komplimente für andere Kollegen ausgesprochen werden. Diese Praktiken fördern ein Gefühl der Wertschätzung und stärken das Teamgefühl. Zudem bieten solche kleinen Einstiege eine gewisse Distanz zu den vorausgegangenen Aktivitäten und alle können einmal durchatmen und so konzentrierter in die Sitzung gehen.
Rollenverteilung wichtig!
Für eine strukturierte Sitzung sollten ein/e Protokollschreiber*in und ein/e Leiter*in der Besprechung bestimmt werden. Der/die Protokollschreiber*in ist dafür verantwortlich, die Ergebnisse und Entscheidungen zu dokumentieren, während der Leiter/die Moderatorin den Ablauf der Sitzung lenkt und sicherstellt, dass die Regeln eingehalten werden. Es ist auch hilfreich, die Aufgaben innerhalb des Teams regelmäßig zu wechseln. Dadurch wird das Engagement und die Verantwortlichkeit der einzelnen Teammitglieder gestärkt.
Information - Meinungsbild - Entscheidungsfindung Für die Agenda der Besprechung hat es sich als nützlich und klärend erwiesen, dass vor dem jeweiligen Thema vermerkt wird, ob es sich um eine Information handelt, die einfach nur weitergegeben wird. Oder ob es sich um ein Thema handelt, welches nicht durch die Teammitglieder entschieden werden muss oder kann oder soll (da vielleicht die Führungskraft die alleinige Verantwortung und Entscheidungskompetenz besitzt), aber ein Meinungsbild von allen hilfreich für die Entscheidungsfindung der Führungskraft sein kann. Und dann gäbe es noch das Thema, welches durch eine gemeinsame Entscheidung zum Abschluss gebracht werden kann. Hier sollte vorab geklärt werden, wie zu einer Entscheidung gefunden werden soll: Mehrheitsentscheidung? Konsens-Entscheidung?
Störungen unterbinden!
Zusätzlich sollten Mobiltelefone während der Sitzung ausgeschaltet oder auf lautlos gestellt werden, um Ablenkungen zu minimieren.
Nebengespräche, sowohl mit als auch ohne Themenbezug, sollten unterlassen werden, um die Konzentration aller Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Oft hilft die Frage: "Ist es etwas Interessantes für unsere Runde? Dann bitte ich darum, es mit uns zu teilen."
Es ist ganz klar die Aufgabe des Moderators/ der Moderatorin, störendes Verhalten zeitnah anzusprechen, denn es ist nicht die Aufgabe der Teilnehmenden für Ruhe zu sorgen!
Zurück zum Thema!
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, beim Thema zu bleiben. Es ist ratsam, nicht vom Kernthema abzuschweifen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Dafür ist eine gute und beherzte Moderation notwendig, die dann auch auf das Kernthema hinweist und lange Abschweifungen freundlich und bestimmt unterbindet.
Persönliches ist persönlich!
Darüber hinaus ist es empfehlenswert, in der Ich-Form zu sprechen, anstatt generelle Aussagen mit "man" zu machen, um Missverständnisse zu vermeiden. Gerade in Diskussionen und wenn es um ein Meinungsbild geht, sollte für alle klar sein, dass sie persönlich werden und zu ihrer Meinung oder ihrem subjektiven Eindruck stehen.
Zuhören, zuhören, zuhören!
Um einen geordneten Ablauf der Diskussionen sicherzustellen, sollte nur eine Person sprechen und Wortmeldungen sollten erst erfolgen, wenn der Sprecher fertig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer angehört wird und Unterbrechungen vermieden werden.
Denn: Ein andauerndes Handheben ist für einen guten Austausch ungünstig, da die Person, die gerade spricht, nicht genau weiß, ob auch wirklich alle - auch die Person, die ihren Sprechwunsch anmeldet - noch aufmerksam zuhört.
Da genügt oft ein zustimmendes Nicken des Moderators, dass die Wortmeldung gesehen wurde. Sollten mehrere Personen einen Beitrag leisten wollen, ist das Notieren einer Redeliste hilfreich.
Jammerfreie Zone!
Eine positive und konstruktive Atmosphäre ist ebenfalls wichtig für effektive Teamsitzungen.
Negative Bemerkungen, Nörgeleien über Missstände, die offensichtlich nicht geändert werden können, sollten vermieden bzw. unterbunden werden, es sei denn, es folgt ein konstruktiver Vorschlag zur Verbesserung.
Ergebnisprotokoll
In einem Ergebnisprotokoll wird notiert, wer wann was mit wem und bis wann unternimmt. Darauf wird in der nächsten Besprechung eingegangen und nachgehalten, wie weit die Fortschritte sind, ob noch eine Unterstützung nötig ist oder ob es Anpassungen braucht. Abschließend ist es wichtig zu betonen, dass nicht alle Punkte sofort entschieden werden können und müssen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, bestimmte Diskussionen zu vertagen, um eine angemessene Entscheidungsfindung zu ermöglichen. So kann sich jede*r noch einmal Gedanken zum Thema machen, Informationen einholen und im nächsten Termin kann konstruktiver über ein Thema gesprochen werden.
Zum guten Schluss
Am Ende jeder Sitzung ist ein herzlicher Dank an die Runde für das Mitdenken und den (hoffentlich) guten Austausch wertschätzend. Und natürlich sollte das Meeting pünktlich beendet werden - lieber etwas zu früh als wieder einmal zu überziehen. Das Überziehen der geplanten Zeit führt bei den Teilnehmenden zu anschließender Hektik und Zeitdruck für die eigenen anstehenden Aufgaben oder Termine. Erfolgreiche Teamsitungen = erfolgreichere Teams!
Durch das Umsetzen dieser Lösungsansätze und Praktiken in Teamsitzungen können Effizienz, Zusammenarbeit und letztendlich die Erfolge des Teams gesteigert werden. Eine sorgfältige Vorbereitung, klare Regeln und eine positive Atmosphäre tragen dazu bei, dass Teamsitzungen produktiv und effektiv sind.
3. Virtuelle Sitzungen
Bei virtuellen Sitzungen gibt es einige besondere Aspekte, die beachtet werden sollten, um eine effektive und reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten:
Stabile Internetverbindung: Eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung ist entscheidend, um Unterbrechungen während der Sitzung zu vermeiden. Stelle sicher, dass Du über eine stabile Verbindung verfügst und dass alle Teilnehmer darauf achten.
Gute Audioqualität: Audio ist ein wichtiger Kommunikationskanal in virtuellen Sitzungen. Verwende qualitativ hochwertige Headsets oder Mikrofone, um Hintergrundgeräusche zu minimieren und eine klare Verständigung zu ermöglichen. Die Anschaffung eines hochwertigen Mikrofons lohnt sich auch, um die eigene Stimme freundlicher und sympathischer klingen zu lassen, da bestimmte Frequenzen (Obertöne) besser übertragen werden.
Video verwenden: Die Nutzung von Videokonferenzfunktionen ermöglicht eine bessere visuelle Kommunikation und verbessert die persönliche Verbindung zwischen den Teilnehmern. Stelle sicher, dass Deine Kamera funktioniert und dass Du angemessen beleuchtet bist, um ein klares Bild zu gewährleisten. Dazu gehört auch, dass die Lichtquelle bzw. das Tageslicht vor der Person ist, ansonsten ist das Gesicht nicht klar zu erkennen. Achte jedoch auch darauf, dass die Nutzung von Videostreams die Internetbandbreite beeinflussen kann - dann ist das Ausschalten der Videofunktion von Vorteil.
Effektive Moderation: Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer*innen die Möglichkeit haben, sich zu äußern. Der Moderator sollte die Regeln und den Zeitplan im Auge behalten, um eine strukturierte Diskussion zu gewährleisten. Unter Umständen ist es auch notwendig, dass die Moderatorin um Handzeichen per Button bittet und dann die jeweiligen Personen "aufruft". Das verhindert Unsicherheiten bei den Teilnehmenden.
Interaktive Teilnahme fördern: Virtuelle Sitzungen können zu einer passiven Haltung der Teilnehmer*innen führen. Um dies zu vermeiden, sollten Möglichkeiten zur interaktiven Teilnahme geschaffen werden. Dies kann beispielsweise durch Umfragen, Chat-Funktionen, Breakout-Sessions oder die Aufteilung in kleine Diskussionsgruppen erfolgen.
Klare Kommunikation: In virtuellen Sitzungen kann die nonverbale Kommunikation eingeschränkt sein. Achte daher besonders auf eine klare und präzise Sprache. Vermeide unnötige Umwege und stelle sicher, dass Deine Botschaften verständlich sind. Nutze visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen oder Bildschirmfreigabe, um Informationen zu veranschaulichen.
Zeitmanagement: Virtuelle Sitzungen können dazu neigen, länger zu dauern als geplant. Achte daher besonders auf eine effiziente Zeitnutzung und halte dich an den Zeitplan. Setze klare Zeitlimits für Diskussionen und Entscheidungsprozesse. Bei länger dauernden Besprechungen rate ich dazu, lieber öfter eine kleine Pause einzulegen.
Technische Unterstützung bereitstellen: Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer*innen über die erforderlichen technischen Ressourcen und Kenntnisse verfügen, um an der virtuellen Sitzung teilnehmen zu können. Biete im Vorfeld technische Unterstützung an, um sicherzustellen, dass alle reibungslos teilnehmen können.
4. Hybride Sitzungen
Bei hybriden Sitzungen, bei denen einige Teilnehmer*innen physisch vor Ort sind und andere virtuell teilnehmen, gibt es zusätzliche Aspekte, die beachtet werden sollten, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten:
Gleichberechtigung der Teilnehmer*innen: Stelle sicher, dass sowohl die physisch anwesenden Teilnehmer als auch die virtuellen Teilnehmer*innen gleichermaßen berücksichtigt werden. Gebe den virtuellen Teilnehmer*innen eine Stimme und ermöglichen ihnen eine aktive Teilnahme an Diskussionen und Entscheidungsprozessen.
Technische Ausstattung: Sorge dafür, dass sowohl die physischen als auch die virtuellen Teilnehmer*innen über die notwendige technische Ausstattung verfügen, um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen. Dies umfasst qualitativ hochwertige Mikrofone, Lautsprecher, Kameras und eine zuverlässige Internetverbindung für virtuelle Teilnehmer.
Räumliche Gestaltung: Bei hybriden Sitzungen sollten physische Räume so gestaltet sein, dass sie eine effektive Kommunikation zwischen den vor Ort befindlichen Teilnehmenden und den virtuellen Teilnehmenden ermöglichen. Stelle sicher, dass Kameras und Bildschirme so positioniert sind, dass alle Teilnehmer*innen gut sichtbar und hörbar sind.
Klare Kommunikation: Aufgrund der unterschiedlichen Umgebungen und Kommunikationskanäle ist es besonders wichtig, eine klare und präzise Kommunikation sicherzustellen. Achte darauf, dass sowohl die physischen als auch die virtuellen Teilnehmer gut verständlich sind und klare Botschaften übermitteln. Das heißt auch: lieber einmal zuviel nachfragen als Missverständnisse in Kauf nehmen. Nutze visuelle Hilfsmittel und teile Bildschirme, um Informationen für alle Teilnehmer*innen sichtbar zu machen.
Interaktion fördern: Hybride Sitzungen können dazu neigen, die virtuellen Teilnehmer zu vernachlässigen. Fördere daher aktiv die Interaktion und Beteiligung aller Teilnehmer*innen. Gebe virtuellen Teilnehmer*innen bewusst die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden und Fragen zu stellen. Nutze interaktive Tools wie Umfragen oder Chat-Funktionen, um eine aktive Einbindung aller Teilnehmer*innen zu ermöglichen. Stelle durch einen "Paten" bzw. eine "Patin" für jeden virtuellen Teilnehmenden sicher, dass diese nicht übersehen werden.
Flexibilität beim Zeitmanagement: Hybride Sitzungen können zusätzliche Herausforderungen im Zeitmanagement mit sich bringen, da die Interaktion zwischen den physischen und virtuellen Teilnehmern möglicherweise mehr Zeit in Anspruch nimmt. Sei flexibel und passe den Zeitplan entsprechend an, um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit für Diskussionen und Entscheidungen vorhanden ist.
Sensibilität für technische Probleme: Sei dir bewusst, dass technische Probleme auftreten können, insbesondere bei virtuellen Teilnehmern. Habe Verständnis für eventuelle Verzögerungen oder Unterbrechungen und stelle sicher, dass virtuelle Teilnehmer technische Unterstützung erhalten, um etwaige Probleme schnell zu beheben.
Ich hoffe, diese Hinweise und Ideen waren nützlich für Dich und Dein Team.
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