Personelle Veränderungen in Teams können zu Irritationen und Reibungsverlusten führen. Im Folgenden schildere ich die fünf Phasen einer Teamentwicklung. Dazu erläutere ich die Unterstützungsmöglichkeiten, die Du als Führungskraft bieten kannst. Deine Mitarbeiter*innen zeigen erst dann ihre volle Leistungsfähigkeit, wenn bestimmte Entwicklungsprozesse erfolgreich stattgefunden haben.
Denn eines ist klar:
Veränderungsprozesse benötigen Zeit und Du als Führungskraft musst Zeit investieren, um angemessen in jeder Phase zu führen. Das eigentliche Ziel, nämlich das (Wieder-)Erreichen der Arbeitsphase – ein reibungsloser Arbeitsablauf, eine zugewandte und konzentrierte Arbeit, sich schwungvoll um die alltäglichen operativen Geschäfte kümmern - kann nur dann zügig erreicht werden, wenn die unbequemen und konfliktgeladenen Phasen der Teambildung erfolgreich geschafft sind.
Leider kann keine Phase ohne negative Auswirkungen ausgelassen werden. Bei rätselhaften „klimatischen“ Veränderungen im Miteinander vermag Dir die Kenntnis der Teamphasen nützliche Erklärungen, Erleichterung und konkrete Handlungsmöglichkeiten bieten.
1. Orientierungsphase
Verhalten Deiner Mitarbeiter*innen: Diese Phase ist geprägt durch ein sehr höfliches und vorsichtiges Verhalten. Man beobachtet und ist zurückhaltend im Umgang. Es wird genau geschaut, wie man miteinander umgeht, welche ungeschriebenen Regeln herrschen, wer mit wem schon bekannt ist, wer in welcher Position ist, wie Du Dich als Führungskraft verhältst. Man will nichts falsch machen, will auf Nummer sicher gehen. Man ist eher passiv, um keinen Fehler zu riskieren. Eine Phase der Verunsicherung. Unterstützung durch Dich als Führungskraft: Vermittle Gewissheit und Sicherheit durch klare Arbeitsaufträge und Regeln. Gebe zunächst deutliche Strukturen vor, sei sehr präsent. Deine Mitarbeiter*innen sind über Deine Orientierungshilfen äußerst dankbar. Mache deutlich, welche Kommunikationswege gelten und bemühe Dich darum, dass alle Informationen zeitgleich den Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt werden. Faires Verhalten, das heißt ein hohes Maß an Verlässlichkeit, Transparenz bei Entscheidungen, keine Aussagen über nicht anwesende Mitarbeiter, keine Vergleiche mit anderen Mitarbeitern und eine etwas großzügigere Haltung Fehlern gegenüber geben wieder Sicherheit und Vertrauen.
2. Konfliktphase
Verhalten Deiner Mitarbeiter*innen: Jeder versucht nun, seine Position zu finden. Unterschiede werden wahrgenommen, Koalitionen gebildet, jeder versucht sich gut darzustellen und seinen Platz zu behaupten. Bei einigen kommt es zur Konfliktvermeidung und zur Grüppchenbildung, bei anderen geht es darum, Rechte, Vorteile, Führungsansprüche und Kompetenzbereiche engagiert zu verteidigen. Machtkämpfe werden offen oder versteckt ausgetragen. Konflikte können eskalieren, einzelne Kontakte werden vermieden. Kaum einer fühlt sich wohl, diese Phase ist stressbelastet und anstrengend für alle! Gut zu wissen, dass es nur eine Phase ist. Die Illusion, dass es hier harmonisch zugeht und alle so nett sind, zerplatzt nach und nach. Konflikte zwischen älteren und jüngeren, „neuen und alten“ Mitarbeitern, zwischen Ganztags- und Aushilfskräften treten zu Tage. Zweifel, ob man bleiben will. Unmut und Wut auf die doch eigentlich mutigen Mitarbeiter, die sich trauen, Konflikte anzusprechen und damit ermöglichen, die Konflikte handhabbar zu machen.
Unterstützung durch Dich als Führungskraft: Trete als Katalysator, als Coach auf. Hilf, die Konflikte zu benennen. Arbeite gemeinsam mit Deinen Mitarbeiter*innen die dahinter liegenden individuellen Bedürfnisse und Wertvorstellungen heraus. Ermutige Deine Mitarbeiter*innen dazu, unterschiedliche Auffassungen und Unmut in respektvoller Weise zu äußern. Eine Lösung für die verschiedenen Wünsche und Vorstellungen kann erst gefunden werden, wenn alles auf dem Tisch liegt! Sei froh, wenn es Mitarbeiter*innen gibt, die sich trauen, Probleme anzusprechen, wenn es vielleicht auch ein wenig unbeholfen geschieht. Weise Deine Mitarbeiter*innen darauf hin, dass diese Konflikte notwendig und nützlich sind. Sei zuversichtlich, dass diese Phase eine äußerst wertvolle Phase für den Teamgeist ist – vorausgesetzt, sie wird nicht nur ausgehalten sondern verbalisiert und aktiv bewältigt. Hilfreich für alle ist die wunderbare Gewissheit, dass diese Phase nicht ewig dauert sondern irgendwann geschafft ist und das Miteinander wieder leichter und harmonischer wird.
Achtung: Wird diese Phase nicht genutzt sondern nur ausgehalten, schwelen die Konflikte weiter und verselbstständigen sich. In Teambesprechungen wird dann partout kein gemeinsamer Termin für eine Veranstaltung gefunden, es wird herumgealbert, einige Mitarbeiter*innen beteiligen sich an gemeinsamen Aktionen nicht, es finden Machtkämpfe statt. Manche Mitarbeiter*innen meiden andere, der Dienstplan wird immer schwieriger zu gestalten, es findet üble Nachrede statt, Kompromisse können nicht gefunden werden.
-> In dieser Phase ist ein Team oft sehr anfällig für Mobbingtendenzen! Widme ihr daher ein besonderes Augenmerk.
3. Regelphase
Verhalten Deiner Mitarbeiter*innen: Es werden Regeln gefunden, Umgangsformen entwickelt und etabliert. Zu hohe Erwartungen werden verabschiedet, die Einschränkungen durch notwendige Kompromisse werden akzeptiert. Es wird festgelegt, nach welchen Regeln die Regeln aufgestellt werden. (Bevor festgelegt werden kann, wer wann Urlaub macht, muss überlegt werden, wie und nach welchen Regeln diese Entscheidung getroffen werden soll.) In dieser Phase entscheiden Mitarbeiter*innen (im besten Falle bewusst und reflektiert), ob sie bleiben oder gehen wollen. Sie entscheiden, ob sie bereit sind, sich an die Absprachen zu halten und eigene Forderungen aufzugeben. Das gemeinsame Ziel motiviert.
Unterstützung durch Dich als Führungskraft: Gebe formale Hilfen. Zum Beispiel indem Du in Besprechungen über Absprachen und Lösungen die Reihenfolge der zu besprechenden Punkte festlegst, indem Du Kompromisse vorschlägst und Absprachen schriftlich fixierst. Sei klärender Moderator und bringe unbedingt Verbindlichkeit in die Regelungen. Mache Deinen Mitarbeiter*innen das gemeinsame Ziel der Aufgaben deutlich und bedanke Dich für die Geduld und Durchhaltekraft in der Konfliktphase. Stärke das „Wir-Gefühl“ durch gemeinsame Aktionen. Und feiere mit Deinem Team erste kleine Erfolge!
4. Arbeitsphase
Verhalten Deiner Mitarbeiter*innen: Die Mitarbeiter*innen identifizieren sich mit dem Team und mit den Zielen. Es besteht eine hohe Leistungsbereitschaft mit gegenseitiger Unterstützung und einem motivierenden Zugehörigkeitsgefühl. Die Mitarbeiter*innen arbeiten selbstständig und zielgerichtet. Freundliche Kooperation, Rollensicherheit und eine gute Arbeitsatmosphäre sind bezeichnend für diese Phase.
Unterstützung durch Dich als Führungskraft: Zeige Anerkennung und Vertrauen, indem Du Dich zurückziehst und nur noch bei fachlichen oder besonderen organisatorischen Fragen als Ratgeber*in tätig sind. Wünschenswert ist natürlich eine möglichst langdauernde Arbeitsphase. Aber nichts ist so beständig wie die Veränderung, deshalb ist auch die 5. Phase noch notwendig:
5. Bilanzphase
Strukturen, Praxisabläufe, Arbeitseinteilungen und andere Regelungen werden nach Tauglichkeit überprüft und verändert. Es findet eine Neuorientierung bezüglich der eigenen Ziele und der Organisationsziele statt. Das Team tauscht sich über gemachte Erfahrungen und Lernerfolge aus.
Durch regelmäßig stattfindende Mitarbeiter*innengespräche gewinnst Du Einblicke in die individuellen Ziele und beruflichen Erwartungen Deiner Mitarbeiter*innen. Verbesserungsvorschläge zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Fortbildungswünsche können aufgegriffen werden.
Es geht weiter: Durch personelle Änderungen gerät das Team wieder in die Orientierungsphase und der Kreislauf beginnt von vorn. Der neue Kollege, der neue Assistent, die neue Chefin wird freundlich distanziert beobachtet, die Verhaltensweisen der anderen Teammitglieder werden neugierig beobachtet...
So ist die Teamentwicklung niemals abgeschlossen, sondern ein lebendiger Prozess, der gestaltet werden will.
In welcher Phase befindet sich DeinTeam? Vielleicht kannst Du nach Kenntnis der Teamphasen etwas besser manche Verhaltensweisen verstehen und die einzelnen Prozesse besser unterstützen? Das würde mich sehr freuen!
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Wenn Du weiterhin wertvollen Input zu den Themen Teamentwicklung, Kommunikation, Ermutigung und Sprachförderung erhalten möchtest, empfehle ich Dir meine wöchentliche "Frosch-Post" hier.
Literatur:
„Dynamik in Gruppen“, Eberhard Stahl, Beltz-Verlag
„Zusammenarbeit erfolgreich gestalten“, Elisabeth Fuchs-Brüninghoff und Horst Gröner, dtv
„Emotionen am Arbeitsplatz“, Franz Will, Beltz-Verlag