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Alle Jahre wieder: Das Jahres-Mitarbeitergespräch!

Aktualisiert: 18. Juli 2023

Das Jahres-Mitarbeitergespräch als Chance für Fortschritt und Zusammenhalt!



Wir alle wünschen uns einen Arbeitsplatz, an dem wir gesehen werden, an dem wir gerne tätig sind, an dem wir mitgestalten können und die Dinge, die uns am Herzen liegen, weiterentwickeln können.


Und wir alle brauchen Rückmeldungen zu unserem Tun, wir möchten wissen, wo wir stehen und ja, auch wir Erwachsene benötigen Anerkennung und Zuspruch.


Da wären Leitfragen zur Gesprächsführung sicher hilfreich!

Hier kannst Du die Leitfragen herunterladen.

Es gibt viele Anlässe, um ein Gespräch mit den Mitarbeitenden zu führen. Diese Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es:


· Einstellungsgespräche (Bewerbungs- oder Vorstellungsgespräch)


· Feedbackgespräche (positives und negatives Feedback, z.B. nach einem abgeschlossenen Projekt)


· Delegationsgespräche (Gespräche über zu übernehmende Aufgaben und begleitende Gespräche dazu)


· Konfliktgespräche (Konflikt zwischen Fachkraft und Führungskraft, Konflikte zwischen Fachkräften)


· Gespräche mit heiklem Inhalt (Körperhygiene, Mundgeruch, Alkoholismus, …)


· Jahresgespräche (Entwicklungsgespräche, Zielvereinbarungsgespräche)


· Kündigungsgespräche


Im Folgenden schreibe ich über das Jahresgespräch, welches meistens ein- oder zweimal jährlich stattfindet. Vom Zeitpunkt her eignen sich sowohl die ersten Monate im Jahr oder die letzten Monate, vorzugsweise der November.


Ein Jahres-Mitarbeitergespräch kostet Zeit und Mut – es findet nicht zwischen Tür und Angel statt und es lauern ein paar Fallen.


Damit Du und Deine Mitarbeitenden mit einem zuversichtlichen Gefühl in das Gespräch gehen und am Ende sagen:

„Das war ein gelungenes und bereicherndes Gespräch!“

erhältst Du ein paar nützliche Gedanken und eine Liste von in der Praxis erprobten Leitfragen als Unterstützung.


Wenn das Jahresgespräch in Deiner Einrichtung etabliert ist, kannst Du als Führungskraft davon ausgehen, dass Deine Mitarbeitenden schon vorfreudig die Termine erwarten und Dich evtl. sogar auch daran erinnern:

„Wann dürfen wir denn wieder zum Jahresgespräch kommen? Oder muss es dieses Jahr etwa ausfallen?“


Das erwartet Dich in diesem Artikel:


1. Wozu der ganze Aufwand? Die Ziele des Jahresgesprächs

2. Eine gute Vorbereitung gehört dazu!

3. Die fünf häufigsten Fehler

4. Die Themen und Fragen im Einzelnen (Leitfragen)

5. Ergänzende Fragen – spannende Impulse für alle!



1. Wozu der ganze Aufwand? Die Ziele des Jahresgesprächs

· Verbesserung und Reflexion der Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden

· Rückblick auf das vergangene Jahr

· Beiderseitiges Schaffen von mehr Transparenz und Verständnis

· Einschätzung der Arbeitsergebnisse und des Arbeitsverhaltens

· Gemeinsame Standortbestimmung bezüglich der Aufgaben, Haltungen und Entwicklungen in der Einrichtung, im Team

· Klären von Fortbildungswünschen und -notwendigkeiten

· Verbesserung der Qualität der Arbeit

· Erhöhen der Motivation durch Wertschätzung und Beachtung der Mitarbeitenden

· Entwicklung von Perspektiven und Zielvereinbarungen



2. Eine gute Vorbereitung gehört dazu!

Sowohl Mitarbeitende als auch Du als Führungskraft erhalten die Gesprächsleitfragen zur Vorbereitung des Gesprächs und machen sich zu jedem Punkt ein paar Notizen.

Die Fragen richten sich an die Mitarbeitenden, Du als Führungskraft schaust auf die Fragen mit Deinem „Leitungsblick“.


Durch den noch den vorhandenen Bogen des letzten Gesprächs erhältst Du noch ein paar wichtige Anregungen für das aktuelle Gespräch.

Du vereinbarst mindestens zwei Wochen vorher einen Termin, der nicht länger als eine Stunde dauern sollte – eine ausreichende Konzentration ist in dieser Zeitspanne hochwahrscheinlich noch gegeben.


Mach Dir im Vorfeld folgendes klar:


Was willst Du für den Mitarbeitenden erreichen? Was willst Du für Dich als Führungskraft der Einrichtung/für die Einrichtung? Was willst Du für die Beziehung zur Mitarbeitenden erreichen? Was willst Du NICHT?


Eine Gratwanderung!

Als Führungskraft erlebst Du häufig den Widerspruch, einerseits kritische Aspekte anzusprechen und somit eventuell auch zu kränken oder zumindest zu irritieren.


Denn es gibt ja den sogenannten „Blinden Fleck“. Verhaltensweisen, die nicht bewusst sind und die beim Benennen erst einmal auf Abwehr, Leugnung oder Unverständnis stoßen.


Auf der anderen Seite möchtest Du weiterhin eine gute Beziehung und ein vertrauensvolles Miteinander pflegen und hegen. Dies wiederum ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für die Mitarbeiter-Bindung und Motivation.


In sozialen, therapeutischen, pflegerischen und pädagogischen Berufen habe ich sehr oft erlebt, dass eine herzlich-harmonische Atmosphäre zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden besteht. Wunderbar!


Wenn Du jedoch aus einer Übervorsicht heraus bestehende Probleme, Konflikte oder Unzufriedenheiten nicht ansprichst, entsteht mit der Zeit ein Gebirge an Unmut! Entwicklung kann nicht stattfinden, die Probleme verschärfen sich.


Noch ein wichtiger Aspekt: Die pädagogische Qualität leidet!



Bemerkst Du allerdings Fehlverhalten bei Deinen Mitarbeitenden in den Bereichen Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit oder Verhalten, welches massiv gegen das Leitbild verstößt, warte bitte nicht bis zum Jahresgespräch. Solche negativen Verhaltensweisen sprichst Du möglichst bald und gut vorbereitet an – es sind Feedback- oder sogar Konfliktgespräche, die unbedingt zeitnah stattfinden müssen.


Das Jahresgespräch kannst Du aber als eine hilfreiche Möglichkeit zum taktvollen und gleichzeitig aufrichtigen Austausch sehen.

Es stellt ein Lernumfeld dar, welches Du und alle in der Einrichtung verfeinern, erweitern und sicher immer mehr zu schätzen wissen.



3. Die fünf häufigsten Fehler:


1. Unklare Erwartungen: Besprich in einer Teamsitzung, wozu das Jahresgespräch dienen soll und welche Erwartungen Du an das Gespräch hast. So vermeidest DU Missverständnisse und trägst dazu bei, dass das Gespräch für beide Seiten zufriedenstellend verläuft.


2. Mangelnde Vorbereitung: Wenn Du und Dein:e Mitarbeiter:innen sich nicht ausreichend auf das Gespräch vorbereiten, kann es zu Oberflächlichkeiten oder zu Unklarheiten bei der Zielsetzung kommen.


3. Einseitige Bewertung: Wenn Du als Führungskraft nur eine Seite des Gesprächs führst und die Mitarbeiter:innen nicht ausreichend die Gelegenheit bekommen, die eigene Perspektive darzustellen, kann dies zu Frustration führen.


4. Mangelndes Feedback: Wenn Du nicht genügend oder kein klares Feedback gibst, kann es schwierig sein, zu verstehen, welche Aspekte der Arbeit gut funktionieren und welche verbessert werden sollten.


5. Keine konkreten Vereinbarungen: Wenn Du keine klaren Pläne für die Umsetzung der vereinbarten Ziele formulierst, kann das Jahresmitarbeitergespräch wirkungslos bleiben und die positiven Auswirkungen auf die Arbeit in der Einrichtung fehlen.



4. Die Themen und Fragen im Einzelnen

Sieh die Gesprächsleitfragen als Grundlage zur Vorbereitung und Vertiefung des Gesprächs. Lass die Punkte weg, die Deiner Meinung nach (noch) nicht bedeutsam sind und ergänze den Fragenkatalog mit bewährten Impulsen aus Deinem bisherigen Erfahrungsschatz.


Die Themen sind

1. Ziele und Vereinbarungen aus dem letzten Gespräch

2. Fragen zu den Arbeitsaufgaben

3. Fragen zur Arbeitssituation

4. Fragen zur Zusammenarbeit zwischen Dir und dem Mitarbeitenden

5. Herausforderungen und Entwicklungsziele

6. Veränderungsvorschläge und Verbesserungswünsche

7. Konkrete Vereinbarungen

8. Reflexion des Gesprächs



5. Ergänzende Fragen – spannende Impulse für alle!


Zusätzlich zu den Leitfragen empfehle ich Dir je nach Situation und Bedarf die ein oder andere Ergänzungsfrage zu stellen:


· Wenn Du Führungskraft wärst, was würdest Du an meiner Stelle auf jeden Fall beibehalten?


· Wenn Du Führungskraft wärst, was würdest Du an meiner Stelle auf jeden Fall sein lassen?


· Wann erlebst Du eine große Zufriedenheit in Deinem Beruf und was kannst Du tun, damit Du dieses Gefühl häufiger erlebst? Was kann ich als Führungskraft tun?


· Wann erlebst Du eine große Belastung in Deinem Beruf und was kannst Du tun, damit Du eine Entlastung findest? Was kann ich als Führungskraft tun?



Fazit:

Das Jahresmitarbeitergespräch ist ein wichtiges Instrument, um die Stärken aber auch die Entwicklungsmöglichkeiten der Mitarbeiter:innen anzusprechen, Feedback zu geben und Ziele für das kommende Jahr festzulegen.

Durch eine lebendige Feedback-Kultur und klare Zielvereinbarungen unterstützt Du Deine Mitarbeiter:innen und verstärkst ihre Motivation und Leistungsbereitschaft.

So wird es Euch gemeinsam gelingen, weiter an dem großen Ziel, nämlich einer besseren Qualität der Arbeit zum Wohle der Euch anvertrauten Menschen zu arbeiten.

Du entwickelst Dich in Deiner Rolle als Führungskraft durch regelmäßige Jahresmitarbeitergespräche weiter.


Du sorgst bei Deinen Mitarbeiter:innen für einen wertschätzenden Abgleich zwischen Fremd- und Selbstwahrnehmung.


Wohlwissend, dass Deine Einschätzung und Dein Feedback zu einem großen Maße von Deinen persönlichen Vorerfahrungen und Prägungen bestimmt sind.


Wenn Anne etwas über Bilge sagt, sagt das mehr über Anne als über Bilge! (Verfasser:in unbekannt)



Empfehlenswerte Literatur:

„Kita-Leitung“, Jens-Christian Möller und Esta Schlenther-Möller, Cornelsen-Verlag

„Führungsinstrument Mitarbeiterkommunikation“, Jochen Gabrisch, EDITION managerSeminare


Hier kannst Du die Leitfragen herunterladen.


Ich wünsche Dir viel Erfolg und wirklich gute Gespräche mit Deinen Mitarbeitenden!



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